Accès au dossier médical
Le patient peut consulter les informations contenues dans son dossier médical : consultation par lui-même, ou par son représentant légal, ou par le médecin qu’il désigne, ou par la personne auquel il donne un mandat écrit pour cela.
Conformément aux dispositions légales, un dossier médical est constitué et conservé pour chaque patient traité.
Eléments du dossier médical
- Les informations formalisées, recueillies lors des consultations externes, lors de l’accueil au service des urgences ou au moment de l’admission et au cours du séjour hospitalier:
- Les motifs d’hospitalisation et les conclusions de l’évaluation clinique initiale;
- La recherche d’antécédents et de facteurs de risques;
- La nature des soins dispensés et les prescriptions établies lors de la consultation externe ou du passage aux urgences, ou à l’entrée dans le service;
- Les informations relatives à la prise en charge en cours d’hospitalisation : état clinique, soins reçus, examens para-cliniques, prescription médicale;
- Les informations sur la démarche médicale;
- Le dossier d’anesthésie et le compte-rendu opératoire ou d’accouchement;
- Le consentement écrit du patient pour les situations où il est requis;
- La mention des actes transfusionnels pratiqués sur le patient et, le cas échéant, copie de la fiche d’incident transfusionnel;
- Le dossier de soins infirmiers;
- Les correspondances échangées entre professionnels de santé;
- Les directives anticipées données par le patient, ou la mention de leur existence et les coordonnées de la personne qui en est détentrice.
Les informations formalisées établies à la fin du séjour. Elles comportent notamment :
- Le compte-rendu d’hospitalisation et la lettre rédigée à la sortie;
- La prescription de sortie et les doubles d’ordonnance de sortie;
- Les modalités de sortie (domicile, autres structures);
- La fiche de liaison infirmière
Conformément aux dispositions du Code de la Santé Publique, vous pouvez accéder à votre dossier en vous adressant à la Direction de la Qualité et Relations avec les Usagers : 04.75.53.40.05
Vous pouvez demander au secrétariat de votre unité de soins un formulaire pour préciser votre demande. L’accès au dossier se fait suivant deux modalités différentes.
Consultation dans l’unité de soins
- Sur rendez-vous, en présence du médecin qui vous a pris en charge. Vous pouvez demander la présence du médiateur médical de l’établissement. Des copies des pièces du dossier peuvent vous être remises gratuitement.
Copie de documents du dossier
- Vous préciserez les pièces à copier sur le formulaire.
- Les copies sont remise en main propre ou envoyées, à vous-même ou à un médecin que vous désignerez (avec facturation de l’envoi en recommandé).
- Les copies sont envoyées par courrier recommandé (facturation à la page – cf. formulaire). FORMULAIRE D ACCES 2024 – PATIENT – REP LEGAL & Formulaire d’accès – AYANT-DROIT
- Les délais règlementaires : si le dossier est complet (formulaires, justificatifs et chèques) 8 jours au plus tard après la demande et 2 mois au plus tard après la demande lorsque les informations médicales datent de plus de 5 ans.
Conservation du dossier médical
Le Groupement Hospitalier est responsable de la conservation du dossier.
La durée règlementaire de conservation du dossier est de 20 ans à compter du dernier séjour ou dernière consultation au Groupement Hospitalier (jusqu’au 28ème anniversaire, pour les mineurs).
Si la demande concerne une personne décédée, la conservation est de 10 ans à compter du décès.
Au-delà de ces durées, les dossiers sont détruits, sur autorisation de la Direction des Archives départementales.
- La conservation des dossiers est organisée par l’unité d’Archives médicales du Groupement Hospitalier, dans des locaux sécurisés.
- Des dossiers anciens sont confiés à une entreprise agréée d’hébergement de données de santé, à l’extérieur de l ‘établissement. Ils sont conservés dans des locaux sécurisés et seule l’unité d’Archives médicales y a accès. Si besoin, leur retour au Groupement Hospitalier est réalisé dans les 48 heures.
